头图

(本客座专栏作者为果合移动广告执行CEO韩沂纹)

上个月写了一篇针对职场新人的《创业 CEO 分享:CEO 教你如何写职场邮件》后,引起许多人关注,这促使我想再写一篇加强版来分享更多关于写邮件的细节要点,使读者能掌握更多实用技巧。

1、“邮件主标题”新增技巧版

上次只说邮件标题需注重一目了然,用“【主旨】+【叙述】”的格式。此次补充几点:

代表公司对外发邮件时最好在主旨内写上公司名,显得更为正式,因而能增加开启合作的可能性。常见情况就是对外部门发给“潜在客户”的邮件,或是针对合作客户的会议邀请邮件,此时可以在标题中直接写公司名称,以便加深印象。

公司对内邮件则在主旨内写上部门名, 加强提醒,以便合作部门及时查收反馈。

2、“ forward”, “reply only” 和 “reply to all” 的用法

“转发”(forward)、“单一回复”(reply only)和“全部回复”(reply to all)这几个用法还是很讲究的,我列了几个情境稍加说明:

1)原有N个人在邮件组内,当要回复的内容只针对特定人员、但是内容跟讨论的主题相关,建议用“to”(指定人员),其他人为“CC”(抄送);
2)原有N个人在邮件组内,要回复的内容跟所有人相关、并希望他们都知晓此事,建议用法“reply all”;
3)原有N个人在邮件组内,要让不在组内的特定者知晓此事,请“to”此人,并且除非有特殊原因,不然就“CC”原有组内的N个人。
4)如果想让特定主管知晓邮件内容,建议在回复邮件时顺带增加人员到mail loop(邮件讨论组),并在邮件内容上说明组内人员新增的情况(这一定要注意)

小秘方:

1)我常常发现自己写给下属并“CC”相关部门的邮件,回复对象仅仅只是我,这是一个非常不专业的错误;
2)同一封邮件to & cc相关人员不止一个时,避免各自单独交流或不回复,以免讯息不对等;
3)国内常常利用QQ交流沟通细节,请概括总结以后回复邮件以利大家知晓,就算是QQ群组沟通也请整理汇总再E-mail;
4)同一议题、回复相关内容或更新进度时,请用原E-mail回复和往来,勿另起邮件。

3、附件的使用

很多时候我们会需要利用附件来沟通更完整讯息,补充几个这方面的注意事项:

1)许多公司收邮件有对附件容量的控制,所以请注意附件大小,以免因被退件而遗失讯息;
2)有时候邮件需要提供多个附件,建议在内容相关段落标记附件名称(如“具体数据详见附件《***》”),便于收件人查询附件;
3)任何情况下都建议附件名称具体化,不用“附件1”、“附加2”等笼统名称,以便收件人存档时能与内容匹配;
4)考虑到许多客户端适配的问题,改掉在邮件内直接黏贴附注信息的习惯,尽量用附件(excel、图片等)取代,以免邮件读取出错。

4、会议邀请

会议邀请是件非常重要的事情,尤其商务性邀请,所以写会议邀请邮件需要更加注意,在内容上必须具备以下四项:

1)会议主旨:简单明确的会议目的;
2)会议时间:请确保时间是已经过双方确认的;
3)与会人员:双方与会人员(这点非常重要,因为牵扯到与会人员的部门&职称、对应需要派出的人员是否为同一位阶,以及相关支持部门是否与会以确保会议沟通顺利);
4)会议主旨:如果是正式的商务会议邀请,建议明确会议日程表及每个日程表的时间和负责人,以确保与会人员了解会议流程并准备好相关资料。

小秘方:

1)如果是正式商务邀请,建议在描述与会人员时有完整的“名字、部门、职称”,这既是礼仪,也能确保双方派出人员是“对等”的;
2)如果有较重要资料(如一些报告、数据、讯息等),建议在会前发给与会人员,确保参会者提前有所了解,以精简会议节奏和时间。

除了掌握以上几大要点外,还需要学习的一项是:如何写出让主管快速掌握内容重点且达成目标的邮件,这对在职者而言应该是职场技能中很重要的一环。

我依据个人习惯和偏好将“发给主管的邮件”分为4大类,每一类附加注意事项,希望这部分“私人分享”有助于你在给你主管写邮件时,更好地掌握对方思绪,使邮件往来更有效。

1)报告性邮件

例如:销售部门向领导汇报Q1销售数据的邮件
这类邮件要先交代报告事件的结果,再交代报告事件的背景或执行过程。大部分主管都不喜欢邮件内容长篇大论,所以必须抓住“清楚目的”和“事情结果”这两个要点,使你的主管快速了解这封邮件的意义,然后他才会往下做更深入的了解。
所以如果是报告Q1销售数据的邮件,你应该先写销售总额,再写销售金额分布,然后才是销售金额的细项及一些特殊的案例。

2)要求性邮件

例如:产品主管想要让领导去push技术人员完成某个产品需求的邮件
这类邮件要开门见山直接说目的(这目的可能是一个特殊要求,或是需要主管支持的事情),然后再说原因或缘由,避免让主管去花时间看一封一头雾水的邮件。
所以在如果要写例子里的这封邮件,你应该要告诉主管,你需要他支持做什么事情,然后再叙述为何提出这个需求,以及加快开发进度可能会产生的影响。

3)汇总性邮件

例如:部门主管汇报每周重点工作安排等“例行性报告”的邮件
这类邮件比较没有“优先级”,故可以依据要点来评述重点及概要,并可以交待相关配合人员和部门,不过得注意避免过多文字叙述。
在例子里的这类邮件中,你应该逐条写出工作项目,对于一些需要注意的任务就加标注,如果是比较重要的事件,则依据此工作任务做延伸即可。

4)项目性邮件

项目性邮件比较好理解,通常是交代一些项目性的任务。
这类邮件邮件通常会牵扯到“人(负责人&相关合作部门)、事(明确的任务名称)、时 (完成时间或是重要的时间项)、地(地点)、物(牵扯资产或是所需支持物品)”。如果有一些重要的“里程碑”,请加强标注。
所以在项目性邮件中,你应该完整交待“人、事、时、地、物”。

良好的邮件习惯和技能,不仅能提高自身工作效率,也能帮公司及主管降低沟通成本、提高经营管理效果。希望以上的经验分享能帮助在职者掌握更多良好的邮件技巧,在邮件往来过程中更轻松有效。

(欢迎创业公司的创始人/产品经理以第一人称的视角来撰写创业故事,分享产品心得,请直接邮件至 [email protected])